Enquête - Objectifs et KPIs des Office Managers salarié·es

Comme l’a démontré notre précédente enquête (et toutes nos discussions avec les Office Managers et assimilé·es), le salaire est un encore souvent une question sensible. C’est pourquoi nous avons décidé de mener notre étude de 2025 sur les objectifs et les KPIs, car ce sont les leviers qui permettent de le discuter en se basant sur des éléments concrets.

Profil des répondant·es

• 82% d’Office Managers. Les 18% restants ont d’autres noms de postes mais exercent les mêmes missions.
• Ancienneté dans le métier et typologies d’entreprises variées.
• Catégories de missions principales :
• Gestion des lieux de travail
• Evénementiel
• Gestion administrative et financière
• Bien-être au travail
• Ressources Humaines
• Communication interne
• Accompagnement des équipes
• Digitalisation et optimisation des processus
• Pour la majorité des répondant·es, les attentes de la hiérarchie sont perçues comme assez claires ou très claires.

Objectifs

• Seul·es 41% des répondant·es ont des objectifs clairement définis.
• Les objectifs sont le plus souvent définis et validés par la/le Manager et l’OM en collaboration, de manière annuelle.
• Ils sont principalement définis selon les besoins de l’entreprise et de l’OM, et sont majoritairement en adéquation avec les missions et le poste.
• Peu de répondant·es disposent de vrais outils de suivi.
• La majorité des répondant·es n’ont pas de variable associée à ces objectifs.

KPIs

• Moins de la moitié des répondant·es suivent des KPIs.
• Les objectifs sont le plus souvent définis par la/le Manager et l’OM en collaboration, et sont très majoritairement en adéquation avec les missions et le poste.
• Le suivi est partagé avec les managers et décisionnaires pour la prise de décision.
• Pour presque 90%, les KPIs sont suivis dans les outils existants.
• Le suivi des KPIs sert à 80% des répondant·es pour préparer leurs entretiens individuels.

Nous n’avons pas eu la place de les mettre dans cette infographie (qui fait déjà 9 pages 😅), mais il nous semblait important de vous donner d’autres éléments et idées.

Exemples qui ne sont pas des objectifs :

Car ils ne sont pas SMART (spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporellement défini.)

• Tout ce qui relève du quotidien : gestion, suivi, amélioration, réduction, pilotage, travail sur, contribution, optimisation…
• Tout ce qui ne permet pas un suivi factuel : il faut pouvoir définir objectivement si un objectif a été réalisé ou non, sans équivoque, en se basant sur des données (KPIs)

D’autres exemples d’objectifs reformulés par rapport aux propositions :

• Faire des économies → Réduire de 20% les charges liées à X dans les 6 prochains mois
• Animer la vie d’équipe → Organiser 3 événements dont 1 en visio avec un taux de participation de 75% minimum sur le 1er trimestre
• Monter en compétences sur la prise de parole en public → Réaliser une formation sur la prise de parole en public et faire une présentation devant 50 personnes sous 3 mois
• Faire de la veille sur l’Office Management → Identifier 4 canaux de veille dédié à l’Office Management et en faire ressortir 5 idées chaque mois pendant les 6 prochains mois
• Développer la marque employeur → Mettre en place une page WTTJ, publier 2 posts Linkedin par semaine, envoyer une newsletter par mois sur le deuxième trimestre

Exemples qui ne sont pas des KPIs :

Car ils ne permettent pas en l’état une mesure quantitative permettant de suivre la progression.

• Transparence du management
• Avancée des commandes
• Amélioration continue des formations

D’autres exemples de KPIs :

• RH :
• Ancienneté moyenne
• Masse salariale
• Taux de départs volontaires
• Taux de transformation des candidatures en recrutements
• % d’augmentation des salaires
• Suivi des jours travaillés
• Lieux de travail :
• Taux de satisfaction des prestations externes (ménage, livraison fruits, viennoiseries...)
• Suivi des sous-locations à d’autres sociétés
• Services généraux :
• Taux d’utilisation des consommables
• Taux de refus de NDF car en désaccord avec la politique d’entreprise
• Montant moyen de consommation de carburant

Les KPIs et les objectifs sont des notions encore mal comprises et utilisées (pas uniquement chez les Office Managers ne vous inquiétez pas). Plusieurs personnes les perçoivent comme des contraintes pour notre métier dont le quotidien est souvent changeant, mais au contraire, ils permettent de donner une direction et aident à prioriser en fonction.

Ces deux notions sont liées et offrent un cercle vertueux pour l’Office Manager :

• Les KPIs permettent un suivi des éléments clés du périmètre, une identification des points d’amélioration nécessaires et un soutien à la prise de décision. Ils correspondent plutôt à un suivi quotidien de l’impact des missions.
• Les objectifs correspondent à des projets à durée déterminée visant à faire évoluer ces KPIs ou à en mettre en place des nouveaux pour le besoin de l’entreprise.
• Les KPIs permettent de déterminer le % de réalisation d’un objectif.

Vous l’avez compris : les objectifs et les KPIs participent à la valorisation et à la reconnaissance du métier d’Office Manager car ils permettent de mettre en avant de manière objective le travail et les réalisations, et ainsi de montrer le rôle clé et stratégique de notre poste. On parle d’ailleurs de plus en plus souvent de fonctionnement “data driven”, c’est à dire qu’on s’appuie sur ces données pour définir les actions prioritaires et impactantes.

Petits conseils :

• Basez vous sur le suivi de vos KPIs pour faire valoir la nécessité des projets que vous souhaitez mener auprès de votre management.
• Basez-vous sur le % de réalisation de vos objectifs lors de la préparation de vos entretiens annuels afin de vous appuyer sur des éléments objectifs et quantifiables lors de la négociation de votre salaire (CF notre précédente étude).