Règlement intérieur

Préambule

Le présent Règlement intérieur a pour objet de préciser les statuts de BOOM, l’Association Nationale des Office Managers (“l’Association”), dont le siège est situé au 24 rue de Clichy 75009 Paris, et dont l’objet principal est l’animation de la communauté des Office Managers en France, et la valorisation du métier d’Office Manager.

Le présent Règlement intérieur est transmis à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent.

TITRE I – Membres de l’Association

Article 1 – Composition

L’Association est composée des membres du Bureau, comme décrits à l’Article 6 “Le Bureau” du présent Règlement, et des adhérents.

Article 2 – Cotisation

Les adhérents doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle.

Le montant et les modalités sont indiqués en Annexe 2 du présent Règlement, intitulée Cotisation annuelle, et sont révisés lors de l’Assemblée générale ordinaire comme susmentionné.

Les membres du Bureau s’acquittent d’une cotisation annuelle au même titre que les autres adhérents. Il est attendu de tous les membres du Bureau une participation régulière aux réunions ainsi qu’aux Assemblées générales de l’Association.

La quantité des contributions des adhérents est comptabilisée par la commission Gestion des adhérents lors du 1er trimestre de chaque année puis est transmise aux co-trésorières afin de transmettre les avoirs correspondant aux adhérents concernés. Ces avoirs sont applicables sur la prochaine cotisation :

  • 1° palier : 10H de contribution ⇒ 25% de réduction
  • 2° palier : 20H de contribution ⇒ 50% de réduction

La contribution à la vie de l’association s’entend par la participation aux réunions hebdomadaires (hors Assemblées Générales), être bénévole pour l’organisation et la mise en place des évènements, être mentor boomie, être lead d’un Workshop ou d’une initiation… (liste non exhaustive).

Le montant de la cotisation est révisé annuellement par l’Assemblée générale ordinaire selon la procédure suivante : vote à main levée sur proposition à la majorité simple.

Toute cotisation versée à l’Association est définitivement acquise. Un remboursement de cotisation en cours d’année ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion ou de décès d’un membre.

Article 3 – Admission de nouveaux membres

L’Association a vocation à accueillir de nouveaux membres.
La commission Gestion des adhérents se réunit à chaque fois que cela est nécessaire pour statuer sur les demandes d’admission présentées.

Les personnes désirant adhérer doivent :

  • remplir le formulaire d’adhésion ;
  • signer les Statuts, le Règlement intérieur dont les deux annexes, et l’accord de confidentialité.

Les modalités d’adhésion sont indiquées dans l’annexe 2 du présent règlement.

Article 4 – Exclusion – Radiation

L’exclusion d’un membre peut être prononcée par la commission Gestion des adhérents, pour motif significatif :

  • la non-participation aux activités et/ou à la gestion de l’Association pendant un délai donné ;
  • un refus du paiement de la cotisation annuelle ;
  • toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’Association ou à sa réputation ;
  • toute violation des statuts et/ou du présent Règlement intérieur incluant ses deux annexes et/ou de l’accord de confidentialité.

L’exclusion doit être prononcée par la commission Gestion des adhérents, après avoir entendu le membre contre lequel la procédure d’exclusion est engagée, à une majorité de deux-tiers des membres présents à main levée.

Si l’exclusion est prononcée, une possibilité d’appel est autorisée.

La radiation peut être prononcée par la commission Gestion des adhérents dans le cas où la cotisation ne serait pas réglée malgré deux relances par lettre recommandée avec accusé de réception.

Article 5 – Démission – Décès – Disparition

La démission doit être adressée par tout moyen écrit au Président et Secrétaire.

Il est demandé au démissionnaire ayant des engagements de respecter un préavis de trois mois, afin de pouvoir le remplacer en cas de besoin.

La cotisation versée à l’Association est définitivement acquise, même en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’année.

En cas de décès ou de disparition d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’Association. La qualité de membre disparaît avec la personne.

TITRE II – Fonctionnement de l’Association

Article 6 – Le Bureau

Conformément à l’Article 10 des statuts de l’Association, le Bureau a pour objet la bonne gestion administrative, financière et de communication de l’Association.
Il est composé à minima de deux membres (un Président et d’un Secrétaire/Trésorier). Le Bureau ne compte pas de vice-titulaires mais peut être composé de plusieurs co-titulaires, dans la limite de trois co-titulaires par fonction.

Les fonctions représentées au Bureau sont les suivantes :
Président ayant pour rôle de :

  • Représenter l’Association auprès des tiers (partenaires, presse, institutions publiques, autres associations…) ;
  • Veiller à l’application des décisions du Bureau, des commissions et des Assemblées générales ;
  • Veiller au bon fonctionnement de l’Association : logistique, RH, supervision des tâches des Secrétaires et Trésoriers ;
  • Sans limitation, revêtir d’autres fonctions telles que garantir la sécurité, la fiscalité, la signature des contrats…

Secrétaire ayant pour rôle :

  • La gestion administrative ;
  • La cohésion de la structure de l’Association ;
  • La tenue du registre des membres ;
  • Les convocations aux réunions et aux Assemblées générales ;
  • La rédaction des procès-verbaux et des contres-rendus ;
  • L’archivage et le classement des documents ;
  • Les relations avec la Préfecture et le prestataire de domiciliation.

Trésorier ayant pour rôle :

  • La gestion financière et fiscale ;
  • La gestion des fonds (recettes et dépenses) ;
  • L’établissement du budget prévisionnel et du suivi budgétaire ;
  • L’application de la politique financière ;
  • Les relations entre l’Association et les organismes bancaires ;
  • L’élaboration du rapport financier annuel à soumettre à l’Assemblée générale.

Responsable communication & marketing, ayant pour rôle :

  • En partenariat avec le Président :
  • La gestion des réseaux sociaux et du site internet de l’Association ;
  • La gestion de la communication interne ;
  • La participation à la communication avec les tiers (partenaires, presse, institutions publiques, autres associations…) ;
  • La communication sur les évènements.

Article 7 – Les commissions

Toutes les commissions sont a minima composées de deux membres, dont un président de commission, nommé en réunion de la commission.

Chaque réunion de commission donne lieu à la rédaction d’un compte-rendu qui est disponible sur l’outil de l’Association.

Article 7.1 – La commission Communication

La commission Communication a pour rôle la préparation de la documentation associée aux annonces : création de l’Association, ouverture des adhésions, ouverture des partenariats, annonce des évènements, du programme de l’année.

Article 7.2 – La commission Gestion des adhérents

La commission Gestion des adhérents a pour rôle la réception, le traitement et le renouvellement des demandes d’adhésion, la vérification des informations sur le futur adhérent, prendre les décisions d’exclusion, comptabiliser les contributions des adhérents.

Article 7.3 – La commission Intégration

La commission Intégration a pour rôle l’intégration des nouveaux adhérents : création et mise à jour des supports de présentation de l’Association, organisation et participation à la réunion d’intégration.

Article 7.4 – La commission Partenariats

La commission Partenariats a pour rôle la réception, le traitement et le renouvellement des demandes de partenariats, les échanges avec les prestataires, la recherche de partenaires.

Article 8 – Assemblée générale ordinaire

Conformément à l’Article 13 des statuts de l’Association, l’Assemblée générale ordinaire se réunit en séance ordinaire en présentiel et/ou en distanciel, une fois par an sur convocation du Président et/ou du Secrétaire, au lieu et jour fixés par le Bureau qui en arrête l’ordre du jour et les résolutions.

L’ordre du jour et le projet des résolutions sont indiqués sur les convocations qui sont adressées à chaque adhérent, au moins trois semaines à l’avance par tout moyen écrit permettant de s’assurer de la réception si le destinataire y a consenti.

Seuls les membres du bureau et les adhérents de l’Association sont autorisés à y participer.

Pour délibérer valablement, l’Assemblée générale doit être composée de la moitié au moins des membres du Bureau. Les décisions de l’Assemblée sont prises à la majorité des voix représentées pour l’ensemble des questions de sa compétence.
Le vote s’effectue par différents moyens, moyen décidé au début de l’Assemblée générale par le Président et/ou le Secrétaire.

Les votes par procuration sont autorisés mais les votes par correspondance sont interdits lors d’une Assemblée générale ordinaire.

Article 9 – Assemblée générale extraordinaire

Conformément à l’Article 15 des statuts de l’Association, une Assemblée générale extraordinaire peut se réunir, sans limitation, en cas de modification majeure des Statuts, du Règlement intérieur incluant les deux annexes, d’événement humain ou financier exceptionnel.

L’ordre du jour, arrêté par le Bureau, est indiqué sur les convocations qui sont adressées à chaque membre au moins trois semaines à l’avance par tout moyen écrit permettant de s’assurer de la réception si le destinataire y a consenti.

Pour délibérer valablement, l’Assemblée générale extraordinaire doit être composée des deux tiers au moins des membres du Bureau. Les décisions de l’Assemblée sont prises aux trois quarts des voix des membres du Bureau.
Le vote s’effectue par différents moyens, moyen décidé au début de l’Assemblée générale par le Président et/ou le Secrétaire.

Les votes par procuration ou par correspondance sont interdits lors d’une Assemblée générale extraordinaire.

Article 10 – Absence

Sauf cas de force majeure, l’adhérent doit s’excuser par tout moyen écrit auprès du Président et du Secrétaire, dans un délai de :

  • 48 heures minimum pour les réunions, les Commissions et les Assemblées générales ;
  • 72 heures minimum pour les évènements.

TITRE III – Dispositions diverses

Article 11 – Modification du Règlement intérieur

Le Règlement intérieur est établi par le Bureau, conformément à l’Article 17 des statuts de l’Association.
Il peut être modifié par le Bureau sur la forme, sur proposition de tout membre adhérent, ou en Assemblée générale ordinaire ou extraordinaire pour tout autre type de modification, conformément aux Statuts de l’Association.

Le nouveau Règlement intérieur est adressé à tous les adhérents de l’Association par e-mail et/ou porté à leur connaissance par mise à disposition sur le site internet de l’Association, sous un délai maximum de quatorze jours suivant la date de la modification.

Article 12 – Indemnités de remboursement

Seuls les membres élus du Bureau et les membres des commissions peuvent prétendre au remboursement de frais engagés dans le cadre de leurs fonctions, exclusivement après validation et sur justificatif écrit (devis, facture, etc.).

La demande de dépense formulée par e-mail doit être validée par au moins un Trésorier et un autre membre du Bureau avant tout versement par virement bancaire.

Les modalités de remboursement seront les suivantes :

  • 70 € TTC par nuitée ;
  • 15 € TTC par repas ;
  • 100% des dépenses directement liées au fonctionnement de l’Association ;
  • 100% des frais de déplacement liés au fonctionnement de l’Association, limités au territoire national, en seconde classe ou classe économique.

Les frais engagés peuvent, en place d’une demande de remboursement, faire l’objet d’un don à l’Association, en vue d’une réduction d’impôt sur le revenu, conformément à l’article 200 du CGI.

Fait à Paris, le 04 décembre 2021,


Annexe 1 : Charte de BOOM, l’Association Nationale des Office Managers

Tout comme notre projet, la Charte définit ce que nous sommes et voulons créer à travers l’Association.

Ce qui nous anime :

CRÉER ET FÉDÉRER ensemble une communauté solidaire, VALORISER notre métier, ÉCHANGER sur nos problématiques métiers, ANIMER la communauté par des initiations, AMÉLIORER notre efficacité et notre performance, TRANSMETTRE nos connaissances, RECOMMANDER des prestataires testés et approuvés par les membres, ORGANISER des événements autour des Offices Managers, S’ENTRAIDER, à plusieurs nous sommes meilleurs, RESPECTER chaque membre et respecter la confidentialité.

Et dans le détail ?
Au-delà des seuls mots, voilà comment ensemble nous décrivons l’ADN de BOOM et le sens que nous lui donnons !
BOOM : Best Of Office Managers ! La joie, la bonne humeur, l’explosion des potentiels. Ensemble, nous formons une communauté explosive dans le positif et le dynamisme.

Diversité : Notre richesse est dans nos différences. Diversité des âges, des expériences, diversité des compétences, du savoir-être et du savoir-faire. Là est la force de notre groupe associatif ! Multi-casquettes, la diversité des tâches de l’Office Manager est également le maître mot de notre métier.

Valorisation : Il n’y a pas de petites compétences, que de grandes personnes ! Chaque compétence est accueillie et valorisée. Notre but est de valoriser notre métier et tous les membres qui composent l’Association. Un objectif de taille nous anime : faire disparaître certaines croyances sur le rôle de l’Office Manager. L’Office Manager est au cœur de l’entreprise. BOOM est LA voix du changement des mentalités et de la valorisation des Office Managers.

Bienveillance : Le bien-être et le bonheur des membres de l’Association est la priorité. Aussi, pas de jugement que de la compréhension. Chacun doit se sentir bien et à sa place sans avoir peur de proposer des idées pour avancer dans le bon sens. A cela, s’ajoute l’écoute. Chaque personne, peu importe son rôle dans l’Association, a un rôle important à jouer pour que l’Association grandisse.

Apprentissage : Dans un groupe, il y a la curiosité de l’autre pour s’enrichir les uns les autres. Il n’y a pas de limite à l’apprentissage pour s’élever soi-même et élever les autres. Nous sommes amenés à évoluer au cours du temps et c’est ce que nous souhaitons développer.

Transmission : Afin de s’ouvrir vers l’extérieur, il est indispensable de s’ouvrir, en premier lieu à l’intérieur. L’idée est que chacun fasse profiter de son savoir (savoir-être et savoir-faire) aux autres membres.

Solidarité et entraide : Ensemble nous sommes plus forts, ensemble nous sommes meilleurs ! Main dans la main, nous avançons ensemble dans un but commun. Il n’y a pas d’échec que des réussites. L’entraide est le maître mot pour que cela fonctionne !

Respect et confidentialité : Nous travaillons ensemble dans le respect de l’autre et la confidentialité des données. Motus et bouche cousue ! Nous mettons un point d’honneur à ce que les documents communiqués soient diffusés dans le respect de notre NDA et de notre ADN.

Gouvernance : Chez BOOM la gouvernance est horizontale. Point de hiérarchie, chacun ses responsabilités en autonomie. Les fondements sont la démocratie collaborative et participative. Nous pensons, organisons, travaillons et décidons ensemble avec une répartition des tâches sur la base du sujet sur lequel nous sommes le plus à l’aise.


Annexe 2 : Cotisation annuelle de BOOM, l’Association Nationale des Office Managers

Période de cotisation :

Les adhésions courent du 1er avril au 31 mars de l’année suivante (soit 12 mois), à l’exception de l’année 2022 pour laquelle les adhésions courent du 9 mars 2022 au 31 mars 2023.
Pour toute adhésion effectuée en cours d’année, un prorata mensuel sera calculé pour le montant de la cotisation.

Montant de la cotisation annuelle :

Conformément à l’Assemblée générale constitutive du 04 décembre 2021, la cotisation annuelle pour 2022-2023 est de 120 euros. Le montant de l’adhésion est revu chaque année en Assemblée générale ordinaire.

Validation du processus d’adhésion et modalités de paiement :

Suite à la demande d’adhésion via le formulaire d’adhésion, le futur adhérent s’engage à lire et à signer les différents documents de l’Association puis à les transmettre par email à l’adresse suivante : contact@anom-boom.fr.

Par la suite, les membres de la commission gestion des adhérents vérifient le profil du futur adhérent.

Conformément à l’Article 2 du Règlement intérieur, le versement de la cotisation annuelle doit être établi par virement bancaire au RIB fourni, ou tout moyen de paiement en ligne convenu avec l’Association, et dont le libellé sera le suivant :
“Adhésion BOOM + NOM et prénom de l’adhérent”

Un e-mail de confirmation d’adhésion et un justificatif du paiement sont envoyés à réception du règlement de la cotisation annuelle.

La commission Gestion des adhérents se charge de créer les accès aux outils de l’association et de les transmettre au nouvel adhérent.

La commission Intégration organise régulièrement des réunions d’intégration, en visioconférence ou en présentiel, avec tous les nouveaux membres, afin de présenter convivialement le fonctionnement de l’Association, les activités, le site internet, les outils de l’association, le trombinoscope et les nouveaux membres.

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